5 tips vid upphandling av besöksbokning

5 tips vid upphandling av besöksbokning

I syfte att identifiera fler nya affärsmöjligheter väljer många företag inom B2B att upphandla mötesbokning eller besöksbokning som det ibland också kallas från en extern aktör. Tanken är inte felaktig och resultatet kan bli mycket bra. Tyvärr slutar det dock alldeles för ofta i en röra.

Inträdesbarriärerna i mötesbokningsbranschen är låga. För att kicka igång en verksamhet krävs i princip bara tillgång till en telefon och en dator. En oetisk och kortsiktig mötesbokare kan på kort tid ställa till med stor skada. Därför vill jag ge dig som funderar på att upphandla mötesbokning fem råd:

#1 Utgå från ett långsiktigt perspektiv

Vid all komplex B2B försäljning, där säljcyklerna är långa, krävs tålamod för att kunna se mätbara resultat. På kort sikt är det fördelaktigt att istället göra en noggrann uppföljning av parametrar såsom; hur många säljmöten har vi tagit som uppfyller kravbilden, behöver kravbilden justeras, hur många möten har lett till nästa steg i säljprocessen, hur ser vår pipeline/weighted pipeline ut från tagna möten hur många potentiella kunder har inte varit intresserade av vårt erbjudande och varför, har vi utökat vår varumärkeskänndom mot viktiga marknadssegment?  Med svar på dessa frågor får man ett fullgott första beslutsunderlag på om investeringen har bäring på lång sikt. Satsa också på en partner ni tror på långsiktigt då inlärningskurva och andra synergier spelar en avgörande roll för vilken framgång man har i genererad försäljning på lång sikt.

#2 Börja i mindre skala

Börja med ett projekt i mindre omfattning och utöka det efterhand som leverantören visar genererat värde. Inte förrän båda parter har samsyn i vilka mål, förväntningar och affärsnyttor som skall uppnås samt att processer, rutiner och kommunikation är på plats och fungerar kan projektet skalas upp med bibehållen kvalitet.

#3 Se den faktiska kostnaden

Vid inköp av mötesbokning är det lätt att stirra sig blind på priset per bokat möte eller andra förenklade nyckeltal. Naturligtvis är pris per bokat besök en kostnadsdrivare, men om inte besöken genererar affärsnytta spelar det ingen roll hur duktig förhandlare man har varit. Kostnader för säljarens resa och tid, för kundens tid, för säljarens alternativkostnad att inte vara på rätt säljmöte, för brända affärer pga låg kvalitet i mötesbokningen, är alla kostnadsvariabler som bör inkluderas i helhetskalkylen. En mer relevant bedömning av kostnaden uppnås genom att titta på helheten av affärsnyttan och bryta ner denna till ett antal viktiga nyckeltal som bör korrelera med framgångsrik försäljning.

#4 Betydelsen av nästa steg

I all form av komplex B2B försäljning, där säljcykeln år lång, krävs det en process för att etablera en ny affär. En viktig del i att kontrollera processen är naturligtvis att försöka kartlägga den och hitta den bästa möjliga tillämpningen. För att öka graden av förflyttning i processen kan man hålla sig till en enkel tumregel; att alltid ha ett nästa steg mot varje prospekt, exempelvis bör varje säljsamtal avslutas med att nästa steg säkerställs. Oavsett om det är ett inbokat möte i kalendern eller om det är ett säljmöte som genomförs bör det avslutas med att definiera nästa steg, gärna ett uppföljningsmöte som bokas upp direkt på sittande möte. Med ett tydligt fokus på nästa steg i processen kommer du få ut maximalt av din investering i mötesbokning.

#5 Gör förarbetet rätt

Val av leverantör och dennes prestation spelar ingen roll om inte urval av marknadssegment och erbjudande är väl genomtänkt och korrekt utfört. Att investera den där extra timmen, dagen eller veckan för analys och beslutsunderlag är tid väl investerad. Alltför många marknadsinitiativ fallerar baserat på otydligt defininerad produkt och/eller målgrupp. Det finns naturligtvis situationer inom komplex B2B försäljning där marknadskartan är otydlig, eller till och med kan vara ett delsyfte att definiera i uppdraget. Det behöver då framgå tydligt i uppdraget och vara väl infört i processen att det exempelvis i ett agilt förfarande sker en prövning av erbjudande X mot marknadssegment Y. Att uppdragsgivare har definierat målbilden, dels sett till marknadsmässiga mål och dels till andra tänkbara mål, är minst sagt kritiskt för att kunna uppnå gemensam framgång.

För fem ytterligare tips vid köp av mötesbokning