6 vanliga missuppfattningar om outsourcing av mötesbokning - Del 1

De flesta marknadsförare inom komplex B2B har någon gång sett Google annonser som uppmuntrar till att lägga ut mötesbokningen på en extern part, och de allra flesta har förmodligen motstått frestelsen att klicka på dem. 

Jag misstänker att många anser att mötesbokningstjänster är ineffektiva, eller så missförstår de konsten och vetenskapen bakom kvalitativ mötesbokning inom B2B, särskilt om de aldrig har använt en sådan tjänst.

I många andra fall, där marknadsförare har köpt mötesbokningstjänster och det har fungerat dåligt, upplever de sig ha bevisat för sig själva att mötesbokningstjänster är ett slöseri med pengar. Även om jag inte anser att mötesbokning är rätt lösning för alla bolag ser jag samtidigt fantastiska exempel på där tjänsten fungerar utmärkt varje dag. Nedan följer, ur mitt perspektiv 6 vanliga missuppfattningar om mötesbokning som tjänst:

1. Möten från externa leverantörer är inte kvalificerade och leder inte till affärer

Det är sant att okvalificerade möten normalt inte leder till affärer. Av denna anledning är det viktigt att noga överväga vilket mötesbokningsföretag du anlitar. Å andra sidan, om du använder ett mötesbokningsföretag som kvalificerar baserat på budget, mandat, behov och timing så kan och kommer de möten du får att leda till affärer - förutsatt att du inte har okompetenta säljare.

2. Det är lätt att schemalägga kvalificerade säljmöten

Att schemalägga kvalificerade säljmöten är inte alls en lätt uppgift. Det tar vanligtvis flera telefonsamtal och / eller ett utbyte av flera e-postmeddelanden att boka ett kvalificerat säljmöte. I verkligheten utövar en bra innesäljare en kundvårdande kampanj gentemot varje enskilt prospect och det tar ofta flera veckor, ibland månader att kvalificera en affärsmöjlighet. Det allra bästa mötesbokarna inom kompexl B2B försäljning behöver kontakta cirka 10 företag för att identifiera en kvalificerad affärsmöjlighet.

3. Våra säljare kan boka sina egna möten

Ja, det kan de, men är det den bästa användningen av deras tid? Säljare vars löner ofta ligger runt 40-50 tusen kronor och som således medför en lönekostnad om 60-75 tusen kronor, bör inriktas på driva och stänga försäljningsprojekt, inte att identifiera leads - det är marknadsavdelningens jobb. Tid som tillbringas i sökandet efter leads innebär i praktiken många timmar förlorad arbetstid som kunde ha gått till att arbeta med kvalificerade affärsmöjligheter.

Del 2

5 tips vid upphandling av besöksbokning

5 tips vid upphandling av besöksbokning

I syfte att identifiera fler nya affärsmöjligheter väljer många företag inom B2B att upphandla mötesbokning eller besöksbokning som det ibland också kallas från en extern aktör. Tanken är inte felaktig och resultatet kan bli mycket bra. Tyvärr slutar det dock alldeles för ofta i en röra.

Inträdesbarriärerna i mötesbokningsbranschen är låga. För att kicka igång en verksamhet krävs i princip bara tillgång till en telefon och en dator. En oetisk och kortsiktig mötesbokare kan på kort tid ställa till med stor skada. Därför vill jag ge dig som funderar på att upphandla mötesbokning fem råd:

#1 Utgå från ett långsiktigt perspektiv

Vid all komplex B2B försäljning, där säljcyklerna är långa, krävs tålamod för att kunna se mätbara resultat. På kort sikt är det fördelaktigt att istället göra en noggrann uppföljning av parametrar såsom; hur många säljmöten har vi tagit som uppfyller kravbilden, behöver kravbilden justeras, hur många möten har lett till nästa steg i säljprocessen, hur ser vår pipeline/weighted pipeline ut från tagna möten hur många potentiella kunder har inte varit intresserade av vårt erbjudande och varför, har vi utökat vår varumärkeskänndom mot viktiga marknadssegment?  Med svar på dessa frågor får man ett fullgott första beslutsunderlag på om investeringen har bäring på lång sikt. Satsa också på en partner ni tror på långsiktigt då inlärningskurva och andra synergier spelar en avgörande roll för vilken framgång man har i genererad försäljning på lång sikt.

#2 Börja i mindre skala

Börja med ett projekt i mindre omfattning och utöka det efterhand som leverantören visar genererat värde. Inte förrän båda parter har samsyn i vilka mål, förväntningar och affärsnyttor som skall uppnås samt att processer, rutiner och kommunikation är på plats och fungerar kan projektet skalas upp med bibehållen kvalitet.

#3 Se den faktiska kostnaden

Vid inköp av mötesbokning är det lätt att stirra sig blind på priset per bokat möte eller andra förenklade nyckeltal. Naturligtvis är pris per bokat besök en kostnadsdrivare, men om inte besöken genererar affärsnytta spelar det ingen roll hur duktig förhandlare man har varit. Kostnader för säljarens resa och tid, för kundens tid, för säljarens alternativkostnad att inte vara på rätt säljmöte, för brända affärer pga låg kvalitet i mötesbokningen, är alla kostnadsvariabler som bör inkluderas i helhetskalkylen. En mer relevant bedömning av kostnaden uppnås genom att titta på helheten av affärsnyttan och bryta ner denna till ett antal viktiga nyckeltal som bör korrelera med framgångsrik försäljning.

#4 Betydelsen av nästa steg

I all form av komplex B2B försäljning, där säljcykeln år lång, krävs det en process för att etablera en ny affär. En viktig del i att kontrollera processen är naturligtvis att försöka kartlägga den och hitta den bästa möjliga tillämpningen. För att öka graden av förflyttning i processen kan man hålla sig till en enkel tumregel; att alltid ha ett nästa steg mot varje prospekt, exempelvis bör varje säljsamtal avslutas med att nästa steg säkerställs. Oavsett om det är ett inbokat möte i kalendern eller om det är ett säljmöte som genomförs bör det avslutas med att definiera nästa steg, gärna ett uppföljningsmöte som bokas upp direkt på sittande möte. Med ett tydligt fokus på nästa steg i processen kommer du få ut maximalt av din investering i mötesbokning.

#5 Gör förarbetet rätt

Val av leverantör och dennes prestation spelar ingen roll om inte urval av marknadssegment och erbjudande är väl genomtänkt och korrekt utfört. Att investera den där extra timmen, dagen eller veckan för analys och beslutsunderlag är tid väl investerad. Alltför många marknadsinitiativ fallerar baserat på otydligt defininerad produkt och/eller målgrupp. Det finns naturligtvis situationer inom komplex B2B försäljning där marknadskartan är otydlig, eller till och med kan vara ett delsyfte att definiera i uppdraget. Det behöver då framgå tydligt i uppdraget och vara väl infört i processen att det exempelvis i ett agilt förfarande sker en prövning av erbjudande X mot marknadssegment Y. Att uppdragsgivare har definierat målbilden, dels sett till marknadsmässiga mål och dels till andra tänkbara mål, är minst sagt kritiskt för att kunna uppnå gemensam framgång.

För fem ytterligare tips vid köp av mötesbokning